Упорядочить документы в офисе

После того как вы очистили компьютер от лишних файлов, пора привести в порядок все остальные 1 . Как должны храниться файлы в вашем компьютере? Нужно создать такие файловые структуры, которые содержат папки с названиями часто используемых вами файлов. Примерами таких папок могут быть: акты, письма, приказы, счета и т. д. Мы расскажем, как создать такую файловую структуру для вашего компьютера, чтобы все документы были у вас под рукой.

Как правильно сортировать файлы

Еще по этой теме

Пишите дату в названии файла. Если вам важно отслеживать дату редактирования файла, используйте ее прямо в названии файла. Дату пишите следующим образом: год в четырехзначном формате – пробел – месяц в двухзначном формате – пробел – день в двухзначном формате. Например: 2017 03 02. Тогда проводник будет упорядочивать файлы одновременно по дате создания и по имени файла (рис. 1 ниже).

Рис. 1. Пример правильной сортировки файлов

Еще по этой теме

Не используйте дату, которая начинается с календарного дня. При сортировке по названию файла проводник выстроит ваши файлы в неправильном порядке: после июня будет идти май, затем апрель (рис. 2 ниже). Это происходит потому, что проводник рассматривает цифры не как дату, а как последовательность знаков в цифровом выражении. Правило здесь такое: сначала файлы выстраиваются по первому знаку – причем первыми идут названия с цифрами, а потом с буквами, потом по второму знаку и т. д.

Рис. 2. Пример неправильной сортировки файлов

максимальная длина названия файла и пути к нему в файловой системе Windows

Дробите название файла на смысловые блоки. Помещайте названия важных для вас смысловых блоков ближе к началу названия файла. Например, если вы много работаете с согласованием документов, используйте сокращенные метки для виз согласования: «Сглсн» для «Согласовано», «СглснСЗ» для «Согласовано с замечаниями» и «НСглсн» для «Не согласовано» (рис. 3 ниже).

Рис. 3. Пример названий файлов с включением смысловых меток

Полезный совет

Заведите файл, в котором вы будете записывать метки и их сокращенные варианты. Так вам будет проще запомнить их

Неважно, какое сокращение вы выберете, главное, чтобы оно было понятным для вас и не слишком длинным. В файловой системе Windows есть ограничение на суммарную длину названия файла и пути к нему. Максимальная длина названия файла и пути – 256 символов. Чем грозит превышение этой длины? Если вы захотите переписать файлы на другой носитель, их нельзя будет перенести с оригинальными названиями – из понятных названий получится смесь латинских букв и символов.

Смысловые метки всегда должны идти в одной и той же последовательности и соответствовать той классификации документов, которая отражает работу вашей организации. Образец расширенной классификации документов в виде наглядной интеллект-карты.

Как организовать файлы в иерархическую структуру

Когда мы храним информацию на цифровых носителях, часто не утруждаем себя ее правильной организацией, надеясь на функцию поиска. Этот процесс бывает достаточно длительным и трудоемким. Иногда поиск может не принести результата – например, если вы не сохранили нужную версию документа или заменили ее новой, сильно отличающейся версией. Чтобы этого не произошло, организуйте ваши файлы в иерархическую структуру. Построить идеальную структуру для ваших файлов невозможно, особенно если вы только начали разрабатывать документацию. Вы можете создать ее постепенно, знакомясь с документооборотом компании. Если же вы унаследовали большой объем информации, то сможете определить по тем файлам, которые его составляют, какие именно вам нужны папки и подпапки.

Читайте также:  Укладка рулонного газона своими руками видео

Например, на одном из компьютеров хранилась информация по сотням компаний и вопросов. Все файлы секретарь распределила по следующим папкам: клиент, субподрядчик, смежник, конкурент, гос. организации, ЖКХ, связь, ремонт и обслуживание офиса, регулирующий орган, персонал и др. Внутри каждой папки сделала подпапки одного или двух уровней. Папки и подпапки отсортировала по алфавиту (рис. 4 ниже). Для более наглядного представления иерархической структуры файлов рекомендуем сделать интеллект-карту. Образец интеллект-карты здесь.

Рис. 4. Пример иерархической структуры файлов

Как структурировать файлы с помощью ярлыков и гиперссылок

Мыслить в иерархиях – это умение. Для того чтобы привыкнуть, требуется время. Однако проблема появляется тогда, когда один файл по логике принадлежит к двум и более категориям.

Пример. Вы хотите, чтобы один документ был в папке «Конкурент» и в папке «Субподрядчик», а другой – в папке «Личный состав / Заявление» и в папке «Срочные». Если вы просто скопируете документ из одной папки в другую, то неизбежен тот момент, когда вы отредактируете одну копию, а во второй забудете сделать правки. Это нарушит целостность информации и внесет неразбериху в документацию.

Выходов из ситуации может быть два: воспользуйтесь ярлыками или гиперссылками.

Используйте ярлыки. Если вам нужно поместить документ во вторую по счету папку, поместите в нее не сам документ, а его ярлык – указатель на первоначальный файл. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на нужном файле и в выпадающем меню нажмите кнопку «Создать ярлык». Появится файл типа «Ярлык». Теперь переместите его в нужную папку – для этого используйте команды «Вырезать» и «Вставить». Вы можете копировать ярлык неограниченное число раз и помещать копии ярлыка в нужные вам папки. Теперь в какой бы папке вы не открыли оригинальный файл или один из его ярлыков, вы будете работать только с первым и уникальным документом.

Полезный совет

Когда вы рассортировываете фото по папкам, можете дать им название с использованием даты и места, где они были сделаны. Например, «2017 08 12 Питер». Для изображений из Интернета создайте отдельную папку

Используйте гиперссылки. В этом случае вы можете даже не создавать разветвленную иерархию папок и подпапок – создайте несколько самых необходимых. Вы будете упорядочивать документы в специальном файле, который можете создать в MS Word, MS Excel или в любом другом документе, который поддерживает работу с гиперссылками, – например, в интеллект-карте. Приведем пример регистрационного документа, созданного в Excel. Этот документ, в терминологии Excel – книга, должен содержать некоторое количество листов, которые будут носить названия основных категорий файлов, хранящихся на вашем компьютере. Варианты категоризации мы обсуждали выше. Приведем пример простой категоризации для рабочего места секретаря отдела кадров.

Далее на ячейке, в которую вы хотите поместить гиперссылку, щелкните правой кнопкой мыши и выберите пункт «Гиперссылка. ». В открывшемся окне выберите путь к нужному файлу (1) и при необходимости добавьте подсказку к вашей гиперссылке (2) , которая будет появляться при наведении курсора мышки на ячейку с гиперссылкой (рис. 5 ниже).

Полезный совет

Используйте наглядные и запоминающиеся значки для ваших папок. Щелкните правой кнопкой мыши по папке, перейдите на вкладку «Настройка» и нажмите кнопку «Сменить значок. »

Читайте также:  Растения для маленького пруда

Рис. 5. Добавление гиперссылки и подсказки для нее

Таким образом, вы можете создать личную регистрационно-контрольную книгу, в которой будут храниться ссылки на все ваши документы. Вы сможете мгновенно найти и открыть любой из них, вне зависимости от того, где бы он ни хранился.

Важные выводы

1. Чтобы отсортировать файлы, пишите дату в их названии в особом формате. Дробите название файла на смысловые блоки. Помните, максимальная длина названия файла в Windows и пути к нему – 256 символов.

2. Вам под силу создать свои категории и упорядочить файлы в иерархическую структуру, так вы сможете получить уникальное решение для хранения файлов и документов на вашем компьютере.

3. Используйте ярлыки и гиперссылки взамен дублирования файлов, и вам не придется дважды делать одну и ту же работу по редактированию документов.

Подолгу ищете нужные документы? Возможно, вам следует пересмотреть принципы их сортировки. И не столь важно, о каком архиве идет речь – о традиционном бумажном или электронном, в любом случае грамотная классификация корреспонденции на входе впоследствии заметно облегчает жизнь.

Что такое сортировка?

Для начала дадим определение самому совершаемому действию. Сортировка документов — это расположение их в определенной последовательности согласно выбранному критерию. В соответствии с базовыми критериями – датой составления документа и его видом – выделяются основные методы сортировки.

Сортировка в хронологическом порядке

При выборе этой методики документы объединяются в массивы по дате их поступления. Таким образом, в одной подшивке хранятся все бумаги от 1-го числа определенного месяца, в следующей подшивке – от 2-го числа и так далее. Если бумаги за определенный временной промежуток подшиваются в общую папку, то они раскладываются в порядке, начиная с наименьшей даты и заканчивая текущей. Неудобство такого подхода очевидно. Если вы хотя бы примерно не помните дату платежного поручения или договора, то на его поиск в массиве другой разнородной документации за тот же период уйдет непозволительно много времени.

Сортировка по видам документов

Тут все просто. В одну папку вы складываете договоры купли-продажи, в другую – счета-фактуры, а в третью – банковские выписки и платежные поручения. Для удобства поиска родственные виды документов рекомендуется группировать в более крупные категории. Тогда в одном отделении архивного шкафа будут храниться папки с первичными учетными документами, а в остальных – банковские документы и документы по личному составу. На большинстве предприятий используются обе рассмотренные выше методики. В данном случае говорят о комплексной сортировке документов по папкам с разделением на виды, в хронологическом порядке. Документы одного вида подшиваются в общую папку по мере поступления.

Формирование реестров

При интенсивном документообороте для каждого вида документов формируются реестры по месяцам. Поток документации относительно невелик? Создавайте реестры по годам в больших папках-накопителях, для систематизации бумаг используя пластиковые разделители с номерами месяцев. И последние несколько слов – о срочности перехода к комплексной сортировке. Если вы действуете «по старинке» и при этом быстро ориентируетесь в бумагах, то вопрос о немедленной оптимизации работы с документами может немного обождать. Иное дело, если неразбериха в документации реально мешает работе – тогда чем раньше вы грамотно систематизируете архив, тем лучше для всех.

Когда в документах нужно наводить порядок

  • Поиск документов затруднен из-за нагромождения бумаг на столе, в шкафах и пр.
  • Проблематично отследить срок выполнения поручений.
  • Документы часто не регистрируются и без контроля передаются на выполнение в структурные подразделения.
  • Дублируются номера на документах: приказах по основной деятельности, кадровых документах и др.
  • При увольнении работников документы не передаются в срок.
  • Если работник отсутствует на рабочем месте (в отпуске, на больничном), нужный документ невозможно найти.
  • Оригиналы документов и их копии перемешаны вместе.
Читайте также:  Станок для резки газобетонных блоков

Кто должен разобрать накопившиеся документы

Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами.

В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению. Например, отделу делопроизводства, канцелярии.

Упорядочить документопотоки поможет распределенная система ответственности: в каждом структурном подразделении могут быть назначены работники, в обязанности которых будет входить ведение делопроизводства. Например, этим может заняться один из работников подразделения плюсом к основным должностным обязанностям. Приказ о соответствующем назначении подписывает руководитель организации.

Как упорядочить документы. Основные этапы

Этап 1. Изучите документы.

Этап 2. Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно – подкатегорий (подвидов, подтипов). Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.

Этап 3. Рассортируйте документы согласно списку. Чтобы не запутаться, документы можно подписать карандашом или наклеить на них стикеры.

Этап 4. Если у вас много копий, найдите их оригиналы и проанализируйте, есть ли необходимость хранить копии. По закону копии документов хранятся до минования надобности. После этого их можно уничтожить.

Этап 5 . Определите, каким образом будут храниться документы (лотки, папки, короба). Согласуйте с руководством затраты на канцтовары для оперативного хранения документов.

Какие средства подойдут для
оперативного хранения документов

Идеально подходят для хранения корреспонденции.
Например, с их помощью можно быстро рассортировать входящие письма.

В них удобно подшивать отработанные документы (с выполненными заданиями, поручениями). На корешках нужно сделать наклейки с краткими названиями категорий документов.

Лучше подобрать короба разных цветов и желательно из пропилена – они самые легкие.

Как подшить документы в папки

Обычно в папку подшиваются документы одной категории (подкатегории). Если документы одной категории (подкатегории) не помещаются в одну папку, их распределяют по томам – папкам с одинаковым названием. Документы раскладываются по дате составления так, чтобы самые поздние оказались сверху. При передаче в архив порядок документов меняется: самый поздний должен быть внизу, самый ранний – сверху.

Чтобы отделить документы разных годов в одной папке, используются цветные стикеры или листы-прокладки. Это облегчает поиск.

После того как документы подшиты в папку, составляется реестр документов этой папки. Указывают регистрационный номер документа, дату его составления, адресат, краткое содержание и др. Лист-реестр размещают поверх документов или закрепляют на обложке папки. В нем нужно оставить свободное место, чтобы позже внести в список (можно вручную) другие документы – по мере их поступления.

Рекомендуется составить реестр всех папок с документами. В реестре указать содержимое каждой папки, дату ее создания и окончания ведения, место хранения и др.

Меняйте делопроизводство, но постепенно

Систематизация документов – только часть работы. Важно организовать движение документов в организации таким образом, чтобы проводить уборку как можно реже. Для этого обязательно нужно регистрировать входящие и создаваемые документы, контролировать документы, которые находятся в работе, вовремя перемещать отработанные документы в папки и короба согласно выбранному классификационному принципу.

Также рекомендуется разработать локальный нормативный акт – инструкцию по делопроизводству, закрепляющую единые правила работы с документами всех работников компании.

Оставьте ответ

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *